Unser Terminbuchungsportal (portal.deutschland-relaxt.de) liegt auf einem Server bei Host-Europe.

Wir legen in unserem Portal jeden Standort individuell an.

Es wird dabei automatisch ein 36-stelliger Code generiert, der im Registrierungslink hinterlegt ist. Nur wer diesen Link erhält, kann sich registrieren und ist bereits seinem Standort zugewiesen.
Eine Kollision mit anderen Firmen, Kalendern, Teilnehmern und Standorten ist daher ausgeschlossen.

Du registrierst dich als Teilnehmer mit:

• Vornamen
• Nachnamen
• Geschlecht
• E-Mail-Adresse (privat oder Firma)

und kannst entscheiden, ob du eine Telefonnummer, Rechnungsadresse oder Geburtsdatum hinterlegen möchtest. Alle o.g. Daten werden ausschließlich im Portal gespeichert und an keinem anderen Ort. Sensible persönliche Daten wie Vorerkrankungen etc. werden überhaupt nicht elektronisch erfasst oder gespeichert, da unsere Massagen ja der Prävention und nicht der Behandlung von Krankheiten dienen.

Deine E-Mail-Adresse dient der Verifizierung deines Zugangs (Double-Opt-in) und künftig nur der Koordination, der für dich wichtigen und gewünschten Informationen.

Das Portal sendet zwei Werktage vor dem nächsten Massagetag eine Infomail, dass die Massagen stattfinden und noch Termine gebucht werden können. Zwei Stunden vor einem verbindlich gebuchten Termin erhältst du eine Terminerinnerung. Welche Benachrichtigungen du von uns erhältst, kannst du im Portal selbst auswählen (Klicke auf deinen Namen oben rechts, dann "Mein Profil“, scrollen nach unten und setze bzw. entferne die Haken bei den automatischen Nachrichten). Du bekommst keine unerwünschten Emails.

Im Falle einer wichtigen Ankündigung, die alle Teilnehmer betrifft, kann der Kundenservice eine Rundmail an alle registrierten Nutzer senden. Wenn du dich zuvor von der Infomail abgemeldet hast, erhältst du diese allerdings nicht und verpasst ggf. wichtige Informationen z.B. zu Vertretung, Wechsel des Therapeuten, Wochentag, Raum etc.

Es liegt dann in Deiner Verantwortung die aktuellen Daten für den Tag Deiner Massage auf der Startseite des Portals eigenständig nachzulesen. Verpasst du durch eine eventuelle Raumänderung deinen Termin, so ist er in voller Höhe zu bezahlen und ein „davon wusste ich nichts“ kann leider und, hoffentlich, verständlicherweise nicht berücksichtigt werden.

Von Seiten deutschland-relaxts wird möglichst darauf verzichtet, Rundmails zu versenden. Informationen, die nicht zeitsensitiv sind, werden auf der Startseite bekannt gegeben und der nächsten Infomail zugefügt (z.B. Vertretung, Raumänderung etc.). Die beiden automatischen Emails werden im Portal erstellt und via Strato daraus versendet. Wenn du dich also von der Info-Mail und Terminerinnerung abgemeldet hast, erhältst du gar keine automatische Email aus dem Portal. Im Portal ist ausdrücklich kein Newsletter-Service hinterlegt, sodass es auch keinen „abmelden“-Button in der Email gibt. Die An- oder Abmeldung von der Infomail stellst du selbst ein (siehe vorherigen Absatz).

Du könntest individuell per Email kontaktiert werden, wenn es dafür einen wichtigen Anlass gäbe (z.B. unbezahlte Rechnungen, Terminverschiebungen, Absagen).

Eine anderweitige Verwendung deiner E-Mail-Adressen gibt es auf unserer Seite nicht: Wir senden keine Werbung und geben die Adressen nicht an Kooperationspartner weiter o.ä.

Wenn du deinen Datensatz ganz löschst, kannst du dann auch gar nicht mehr kontaktiert werden, es sei denn, es gab zuvor Bestellungen und Emails von dir an uns.

Mit einem Klick kannst du deinen gesamten Datensatz unwiederbringlich löschen. Wir empfehlen dir vorher deine Terminhistorie herunterzuladen, falls du nachträglich noch eine Quittung benötigst, für die Einkommenssteuererklärung oder das Bonusprogramm Deiner Krankenkasse.

Wir können deine Daten ausdrücklich nicht wiederherstellen, nachdem du sie gelöscht hast!

Emails und Rechnungen werden gemäß der gesetzlichen Pflichten aufbewahrt und Zugang zu diesen ist beschränkt auf Personen, die diese verarbeiten müssen (Buchhaltung, Steuerberater, IT).

Du kannst uns im Portal über das Kontaktformular kontaktieren. Dabei wird eine Email an den Kundenservice gesendet, die deinen Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer enthält, die ausschließlich zur Bearbeitung dieses Anliegens verwendet werden.

Lediglich unser Kundenservice und unsere IT haben Zugang zu deinem vollständigen Datensatz, solaren du im Portal registriert bist. Zusätzlich zu obigen Daten hier auch:

• Zeitpunkt der Registrierung
• Künftige Termine
• Terminhistorie
• Letzte Aktivität (Zeit)

Diese Daten können aus Sicherheitsgründen nicht vom Kundenservice oder der IT bearbeitet, verändert oder gelöscht werden.

Der Masseur hat lediglich Einsicht in die aktuellen und künftigen Termine (nicht vergangene Termine) und kann im Terminslot auf deine ggf. hinterlegte Telefonnummer zugreifen, um ggf. kurzfristig hinsichtlich des bevorstehenden Termins Kontakt aufnehmen zu können.
Eine Speicherung der Telefonnummer ist ihm nicht gestattet. Idealerweise wird dem Masseur vor Ort ein Telefon im Hause des Auftraggebers zur Verfügung gestellt, das er im Notfall benutzen kann, um dich hinsichtlich deines bevorstehenden Termins zu kontaktieren und dafür nicht sein eigenes Handy benutzen zu müssen. Deine Telefonnummer darf vom Masseur und unserem Kundenservice nur zur Koordination des Termins verwendet werden und zu keinem anderen Zweck.

Der Masseur hat zu keinem Zeitpunkt Einblick in

• Die gesamte Liste der registrierten Teilnehmer
• In irgendeine E-Mail-Adresse
• In andere personenbezogene Daten der Teilnehmer (er sieht nur Termine mit Namen und ggf. Telefonnummer, wenn diese angegeben wurde).

Ist er nicht länger der zugewiesene Mitarbeiter an deinem Standort, verliert er mit sofortiger Wirkung Zugang zu dieser minimalen Ansicht von Daten.

Dir werden von anderen Teilnehmern belegte Termine als „belegt“ angezeigt: anonym und ohne Namen - andere Teilnehmer sehen deine Termine ebenso anonymisiert.

Du kannst nicht sehen, welche Teilnehmer noch registriert sind. Du kannst deinen Datensatz jederzeit bearbeiten und Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse ändern.

Es wird dir auch eine Terminhistorie zur Verfügung gestellt, die du als pdf oder csv herunterladen kannst, um von uns eine Quittung zu erhalten oder eine Bescheinigung zur Teilnahme an BGM-Maßnahmen für das Bonusprogramm deiner Krankenkasse zu bekommen.

Dem Ansprechpartner vor Ort wird ein Ansprechpartner-Zugang angelegt, in dem er anonymisiert folgende Daten und Statistiken einsehen kann:

• Anzahl registrierter Nutzer
• Anzahl aktive Nutzer
• Anzahl inaktive Nutzer
• Terminnutzung in Prozent
• Durchschnittliche Teilnehmerzahl pro Termin
• Durchschnittliche Teilnehmerzahl pro Monat
• Geschlechterverteilung bei den Terminen
• Auslastung letzte 3 Monate

Weiterhin kann er den Kalender einsehen und sieht die belegten Termine als „belegt“ ohne Namen.

Sofern ein berechtigtes Interesse für den Ansprechpartner besteht, kann ihm Zugang zu der Liste der registrierten Teilnehmer gewährt werden. Diese enthält dann:

• E-Mail-Adresse
• Vorname & Nachname
• Anzahl Termine
• Datum letzter Termin

In der Kalenderansicht sieht er dann die Termine mit Namen. Ein berechtigtes Interesse an dieser Ansicht besteht nur dann, wenn der Arbeitgeber die einzelne Massage bezuschusst, die Kosten ganz oder teilweise trägt und/oder ein Limit angelegt hat, wie viele bezuschusste Termine ein Teilnehmer pro Jahr hat

Auf der Startseite im Portal kannst du sehen, ob die Massagen an Deinem Standort vom Arbeitgeber ganz oder teilweise bezuschusst werden.
In dem Fall kann dein Arbeitgeber folgende Daten einsehen:

• Deine E-Mail-Adresse (ggf. deine private E-Mail-Adresse, sofern du sie zur Registrierung verwendet hast)
• Deine Telefonnummer (ggf. deine private Handynummer, sofern du sie angegeben hast)
• Dein Vorname & Nachname
• Anzahl deiner Termine
• Datum deines letzten Termins
• Datum und Uhrzeit aller deiner Termine in der Kalenderansicht.

Da dies sehr sensible Daten sind (z.B. private E-Mail-Adressen und Termine), werden sie dem Arbeitgeber und Ansprechpartner aus anderen Gründen nicht zur Verfügung gestellt.

Im Falle einer Datenschutzsituation mit dem Portal werden wir den Auftraggeber (deine Firma) und alle registrierten Nutzer umgehend bei Bekanntwerden darüber informieren.

Wir halten das allerdings für sehr unwahrscheinlich: Unser Portal ist keine im Web auffindbare Webseite. Der Registrierungslink wird mit 36-stelligem Code generiert und nur dem betreffenden Standort zur Verfügung gestellt. Zugang oder Kenntnis zu anderen Standorten gibt es daher nicht.

Wenn du weitere Fragen hast, kontaktiere uns